Čia filialu vadinsime asociacijos struktūrinį vienetą, o atstovybe - viešosios įstaigos ar labdaros paramos fondo padalinį. Tačiau atkreiptinas dėmesys, kad šis įvardinimas gali būti ir kitoms, priklausomai nuo organizacijos tradicijų, veiklos konteksto ir pan.

Asociacijos filialo steigimas

Bendrai, asociacijos filialai yra steigiami pagal asociacijos įstatuose numatyta tvarką. Tam, kad filialas galėtų vykdyti bent kiek savarankišką veiklą (t.y. turėti sąskaitą banke, savo vardu sudarinėti sutartis bei gauti sąskaitas faktūras), jis turi būti įregistruotas juridinių asmenų registre. Tam, kad būtų galima registruoti filialą, reikia:

1. Parengti asociacijos filialo nuostatus. Tai, kas turi būti nurodyta filialo nuostatuose paprastai nustato motininės asociacijos įstatai. Jei to nėra padaryta, rengiant pastaruosius galima vadovautis bendrąja įstatų struktūra, nes nuostatų dalys paprastai yra tokios pačios kaip ir įstatų - bendrosios nuostatos, narystės pradžia ir pabaiga, valdymas, finansai, vieši skelbimai, pabaiga ir likvidavimas.

Dėmesio! Filialo valdyme svarbų vaidmenį turi vaidinti motininė organizacija. Pvz., filialas negali pats savarankiškai nuspręsti keisti įstatų ar rinkti valdybos - visus tokius filialo sprendimus turi patvirtinti motininės asociacijos susirinkimas ar valdymo organai.

2. Sušaukti filialo steigiamąją asamblėją. Busimieji filialo nariai turi susirinkti ir nuspręsti įsteigti filialą. Filialo nariais paprastai gali būti tik nariai, kurie jau yra motininės asociacijos nariai ir jų turi būti ne mažiau, nei numatyta įstatuose. Steigiamosios asamblėjos metu surašomas protokolas.
   Protokolo šablonas
3. Patvirtinti steigimą motininėje organizacijoje. Filialo steigiamojoje asamblėjoje galiotas asmuo kreipiasi į motininės organizacijos kompetentingą organą (nurodytą įstatuose), kuris turėtų patvirtinti tokį asamblėjos sprendimą. Toks patvirtinimas turi būti užfiksuotas protokole (jei tvirtina susirinkimas ar kolegialus valdymo organas) arba sprendime (jei tvirtina vienasmenis valdymo organas).
4. Patvirtinti filialo steigimą notarine tvarka. Notarui turite nunešti visus aukščiau minėtame procese parengtus dokumentus (nuostatus, asamblėjos steigiamąjį protokolą, motininės asociacijos patvirtinimą dėl steigimo), taip pat pagrindinės asociacijos įstatus ir steigimo pažymėjimą, naujai išrinktų filialo valdymo organų pasų kopijas.

Visus Lietuvoje veikiančius notarų biurus galite rasti čia.

Standartiniai notarų įkainiai yra patvirtinti LR Teisingumo ministro įsakymu.

Toliau notaro patvirtintus dokumentus turite nunešti į artimiausią registrų centro filialą, kad pastarieji būtų įregistruoti. Kreipiantis į registrų centrą reikia užpildyti tam tikras formas, kurias paprastai už jus sutvarko notaras. Kita vertus, tokia notaro, paslauga kainuoja, taigi norėdami tai atlikti patys, visais su formų pildymu ir registravimu susijusiais klausimais galite kreiptis patarimo į registrų centro informaciją, tel. Vilniuje 8 5 2688262

Dėmesio! Visas filialo steigimo procedūras turi atlikti filialo steigiamosios asamblėjos įgaliotas asmuo, o ne išrinktasis filialo pirmininkas ar motininės asociacijos valdymo organai, (nebent kitokią tvarką nustato įstatai/nuostatai).

Viešosios įstaigos ar labdaros paramos fondo atstovybės steigimas

Atstovybės steigimas yra paprastesnis nei filialo steigimas, nes ji yra iš esmės labiau susijusi su organizacija. Jai įsteigti nereikia turėti norinčių tai padaryti narių - patys dalininkai, tiesiog turint lėšų bei esant poreikiui gali įregistruoti atstovybę. Iš esmės, atstovybė kitame mieste gali veikti ir be papildomo įregistravimo, tačiau, norint leisti jai bent kiek savarankiškai veikti (turėti banko sąskaitą, sudaryti sutartis, išrašyti ir gauti sąskaitas faktūras), ją taip pat reikia užregistruoti juridinių asmenų registre. Tokios „pilnateisės" atstovybės steigimas vyksta taip:

1. Priimamas sprendimas įsteigti atstovybę, paskiriami atsakingi asmenys (paprastai atstovybės direktorius, kiti darbuotojai). Tokį sprendimą gali priimti kompetentingas pagal įstatus organizacijos organas (paprastai visuotinis dalininkų susirinkimas).
2. Šis sprendimas pateikiamas tvirtinti notarui, drauge pateikiant ir organizacijos įstatus bei steigimo pažymėjimą.
3. Atstovybė įregistruojama juridinių asmenų registre.

Dėmesio! Atstovybę taip pat gali įsteigti ir asociacija. Skirtumas nuo filialo čia būtų tas, kad ji nevienytų narių, bet tik jos darbuotojai ar asmenys vykdytų veiklą atskiroje teritorijoje. Paprastai atstovybės yra steigiamos juridinių asmenų asociacijų.